Best Bewindvoering B.V. is verantwoordelijk voor de verzameling en verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
Uw privacy is belangrijk voor Best Bewindvoering B.V. We gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend om onze taak als beschermend bewindvoerder uit te voeren. We hechten veel waarde aan de bescherming, vertrouwelijkheid en integriteit van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verzamelen wanneer u van onze producten en diensten gebruikmaakt, waarom we deze gegevens nodig hebben en hoe we deze gebruiken.
Wat Best Bewindvoering registreert:
Wanneer u bij ons onder bewind komt, worden de volgende gegevens door ons vastgelegd:
• Naam, adres, woonplaats
• E-mailadres, telefoonnummer
• Bankrekeningeningnummer(s)
• Nationaliteit
• Gezinssamenstelling
Voor het goed uitvoeren van het bewind, verzamelen en bewaren wij de volgende gegevens in uw dossier:
• De beschikking onderbewindstelling
• Een gewaarmerkte kopie van uw legitimatiebewijs
• Loon- en salarisspecificaties • Toeslagbeschikkingen
• Aanslagen inkomstenbelasting
• Kopieën van belastingaangiften
• Jaaropgaven
• Polis bladen van al uw verzekeringen
• Nota’s en jaarafrekeningen van al uw vaste lasten (denk aan: huur, nutsvoorzieningen, abonnementen)
• Beschikkingen met betrekking tot aangevraagde voorzieningen, uitkeringen etc.
Wat Best Bewindvoering doet met de verzamelde informatie:
We gebruiken uw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, en waar van toepassing, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. We gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
• Uitvoering van het bewind
We verwerken uw persoonsgegevens om het bewind uit te kunnen voeren. Zo gebruiken we uw gegevens bijvoorbeeld voor het aanvragen van voorzieningen.
• Klantcontact en communicatie
We gebruiken uw gegevens om in verband met onze dienstverlening met u te communiceren via e-mail, WhatsApp sms of telefonisch
• Wettelijke verplichtingen
We kunnen uw informatie verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld het bijhouden van een administratie of om te voldoen aan legitieme verzoeken van bevoegde autoriteiten (bijvoorbeeld de rechtbank).
• Uitvoering van algemene bedrijfsprocessen, en managementrapportage
Om onze bedrijfsactiviteiten te kunnen uitvoeren, gebruiken we uw persoonsgegevens voor algemene bedrijfsprocessen. We verwerken uw gegevens bijvoorbeeld voor managementrapportages, audits en andere administratieve doeleinden.
Met wie delen wij uw persoonsgegevens?
We delen uw persoonsgegevens met derden wanneer dat in het belang is van het goed verlopen van het beschermingsbewind:
• Voor zover nodig is voor een goed lopend bewind. Het gaat daarbij bijvoorbeeld om uitkeringsinstanties, gemeenten, schuldhulpverlening. Deze instanties ontvangen, op verzoek, alle persoonsgegevens, gegevens omtrent uw inkomen en uitgaven, bankafschriften en indien van toepassing uw schulden.
• Aan schuldeisers vertrekken wij de noodzakelijke gegevens voor het berekenen van de beslagvrije voet, dat zijn: loon- of uitkeringsspecificaties, huurspecificatie, polisblad van uw zorgverzekering.
• Soms verstrekken wij meer informatie of geven wij een aanvullende toelichting op uw situatie als wij denken dat dit in uw belang is.
• In gevallen waarin u ons uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om dit te doen;
• Als wij daartoe rechtmatig worden verzocht in het kader van rechtshandhaving, bijvoorbeeld voor onderzoek naar illegale activiteiten;
Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden verwerkt in Smart FMS, dit is een softwarepakket voor bewindvoerders. Door in te loggen op de afgesloten pagina van Smart FMS heeft de bewindvoerder toegang tot uw gegevens.
Uw digitale dossier wordt ofwel in een beveiligde omgeving in de cloud bewaard (Edocs) ofwel op onze beveiligde omgeving van Microsoft Azure.
Voor zover wij persoonsgegevens in de cloud bewaren op servers in een land buiten de Europese Unie of een internationale organisatie, zien wij erop toe dat dit uitsluitend gebeurt naar die landen en organisaties die een passende bescherming van uw gegevens en rechten waarborgen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), of indien dit anderszins is toegestaan onder de AVG.
Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
We bewaren uw persoonsgegevens uitsluitend zo lang deze nodig zijn voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld of worden gebruikt en/of zolang dit wettelijk is vereist. Een gesloten dossier (waarbij het bewind is beëindigd) wordt nog 7 jaar bewaard.
Toegang tot en beheer van uw persoonsgegevens
Via uw inloggegevens kun u uw persoonlijke gegevens in Smart FMS rechtstreeks inzien. U kunt uw eigen gegevens niet beheren. Wijzigingen geeft u door aan uw bewindvoerder, die zal dan zo nodig uw gegevens aanpassen.
Veiligheid
Wij streven naar 100% veiligheid als het gaat om de verzameling van uw gegevens. Om ongewenste toegang en gebruik van uw gegevens tegen te gaan, hebben wij zowel hardware matig, elektronisch als op het gebied van onze werkprocessen maatregelen genomen om dit zo goed mogelijk te waarborgen en risico’s tot een minimum te beperken.
Links naar andere websites
Op onze website kunnen links naar andere websites staan. Echter, zodra u deze links hebt gebruikt om onze website te verlaten, houdt u er dan rekening mee dat wij geen controle hebben over die andere website. Daarom zijn wij niet verantwoordelijk voor de bescherming en privacy van alle informatie die u tijdens een bezoek aan dergelijke websites brengt en die vallen niet onder dit privacyreglement.
Als u denkt dat deze informatie onjuist, onduidelijk, incorrect of incompleet is, neemt u dan contact met ons op via info@bestbewindvoering.nl.
